Порядок использования и хранения факсимиле
Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать в каком-нибудь локальном нормативном акте организации, например Положении, Инструкции. Условно этот документ можно назвать Положением (Инструкцией) о порядке использования и хранения факсимиле. В нем рекомендуется указать контрольный образец оттиска факсимиле; перечень документов, на которых можно проставлять факсимиле; определить лицо, которое имеет право проставлять оттиск; лицо, которое будет обязано обеспечить сохранность печати-клише, а также нести ответственность за нарушение порядка использования и хранения факсимиле.
При грамотном составлении указанного акта и иных кадровых документов в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, будет возможно привлечь это лицо к ответственности.
Если в организации используются значительное количество различных печатей и штампов, то есть смысл завести Журнал учета и выдачи печатей и штампов. О каждой приемке-передаче печатей или штампов производить запись в журнале.
Изношенные факсимиле следует уничтожать, создав соответствующую комиссию. Состав комиссии и факт уничтожения факсимиле необходимо утверждать соответствующим приказом.
Понравилась статья? Подпишитесь на RSS .